İnternet’te sanal ofisler

Web siteleri etkili görsel ve dinamik uygulamalarla sanal ofislere dönüşüyor

Hızla değişen ve gelişen İnternet, bir iletişim ve paylaşma kanalı olarak kurumların işlerliğine yeni bir boyut kazandırıyor. Kartvizitlere eklenen bir adres olmanın ötesine geçen bu anlayış, artık bir gereksiniminin, bir zorunluluğun göstergesi. ‘Bir tık uzaklıktaki’ bilinçli kullanıcılar, bilgiye erişim konusunda web sitesinden neler beklediklerini en çarpıcı biçimde gösteriyor.

Salt bilgi vermeye yönelik kurum ve kuruluşlar, ofis işlerini webe aktarabildikleri ölçüde zaman, emek ve doğal olarak maliyet tasarrufu sağlıyor. Özellikle ‘org’ uzantılı kurumlar, sınırlı olanaklarla hizmetlerini detaylandırma zorluğu çekerken, İnternet sitelerinden yeterince verim alamamanın sıkıntısı ile çözüm arayışı içinde.

Bilgileri anlaşılır biçimde sınıflamak, kurumun çalışma yapısını dijital ortama aktarmada en önemli adımı oluşturuyor. Site haritası olarak adlandırılan ‘içerik düzenlemesi’, işlevsel bir web sitesinin ön koşuludur. İyi gruplandırılmış çalışma yapısı (ana başlıklar) ve bunların açılımı (alt başlıklar) ile tanımlanan site haritaları, uzun soluklu sitelerin temelini oluşturur. Mevcut içeriğin, geliştirilmeye açık, güncellenebilir bir nitelikte oluşturulması, site haritasının ne kadar detaylandırıldığı ile yakından ilgilidir.

Bu açılım, görsel tasarımın işlevsel ve değişime açık olarak kurgulanmasına olanak sağlar. Web üzerinde mevcut şablon tasarımlardan en uygunu (içeriğe bağlı olarak yatay menü ya da düşey menuler), ‘kapak resmi’ ve ön plana çıkartılması istenen başlıklar ana sayfa üzerine taşınarak etkili bir görsellikte sunulur. Kurumsal renkler sayfanın karakterini oluşturan en temel unsurdur. Logo ve diğer gerekli görsel malzemeler ise kurumsal yapının güçlendirilmesine önemli katkı sağlar. Ana sayfa ve bir alt sayfa tasarımları Photoshop, FreeHand ya da Şash programları kullanarak taslak olarak hazırlanır. Kurumsal kimliğin doğru ve etkili yansıtılması, menülere erişimin basit ve anlaşılır olması gibi kıstaslar değerlendirilerek uygulama aşamasına geçilir. Kurumun işlevine ve içeriğin yapısına göre anlatımı destekleyen animasyonlar belirlenir.

Birinci veya ikinci web siteleri yetersiz hale gelen kurumların gereksinmesi, daha çok görsel etkiyi güçlendirmek ve site işlerliğini artırmaya yöneliktir. Site haritası ayrıntılı olarak verilmiş ve görsel tasarımı hazırlanmış siteler, veri depolama programları ile çözüme ulaşır. Hizmetlerin duyurusu, projeler, sıkça sorulan sorular, haberler veya kullanıcının ön bilgi istediği başvuru formları ya da görüş ve isteklerini bildirdiği form sayfaları ile hizmetlerin özelleştirilmesi, site ziyaretinin sürekliliğini artırır. Site içine arama uygulamaları, ziyaretçiler tarafından gönderilen mesajların düzenli izlenip yanıtlandığı web ara yüzleri ile, iyi düşünülmüş içerik, etkili görsel ve dinamik uygulamalar bir tür sanal ofis yaratmış olur.

Kurumlar, istedikleri bilgileri anında sitelerine yansıtmak veya değiştirmek için kurulan veri depolarına İnternet üzerinden erişebilir. Kurum içinden ya da web hizmeti alınan şirketten bir yetkili, otomasyon yazılımı ile bu veri deposuna erişerek sitenin istenen bölümünü güncelleme imkânına sahiptir. Web sitesindeki tüm dinamik yapıyı kontrol eden, güncelleyen kurumlar, aktif kullanım konusunda daha iyi hizmet imkânına kavuşarak gerçek ofis yüklerini İnternet sitelerine yönlendirir, iş gücü ve zamandan tasarruf sağlar.

Web çözümleri sunan şirketler, site sahibi talep etmese de kendi çalışma kolaylıkları açısından siteleri veritabanı üzerine hazırlamak zorundadır. Böyle sistemlerde, şablon sayfalar (tamplate) sayesinde, sayfa sayısının önemi ortadan kalktığı gibi, bir sayfa üzerinde yapılan değişiklik ilgili bütün sayfalara kendiliğinden yansıtılabilir.

Siteler yayına geçtikten sonra ‘anket’, ‘arkadaşıma gönder’ seçenekleri ve başka sitelerle işbirliği yaparak sitenin duyurulması ve tanıtımı düşünülmelidir. Sık sık güncellenen, kullanıcı ile sürekli iletişim halinde olan siteler, kullanıcı veritabanı sayesinde toplu mesaj göndererek, hizmet ve etkinlikler hakkında düzenli bilgilendirme yapabilir.

Elvan Asarkaya, web tasarımcı, İdeapolist

Temmuz-Eylül 2005

Cuma, 01 Temmuz 2005 00:00